קבלו 10 טיפים לפרודוקטיביות בתקופה של חוסר יציבות

רבות מדברים על פרודוקטיביות, או בשפה העברית -  יעילות (תמיד באנגלית זה נשמע יותר טוב).

במיוחד עכשיו, בתקופה של טלטלות וחוסר היציבות בה אנו חיים, זוהי משימה מאתגרת עד בלתי אפשרית להיות פרודוקטיבי לאורך זמן.

בשגרה הרגילה שלנו קיימות המון הסחות דעת, אז על אחת כמה וכמה שמוציאים אותנו ממקום העבודה, מסביבת עבודה, מהמקום בו אנו ורגילים לייצר, לסביבת הבית שבו מתווספת מעבר לכל מסיחי הדעת הקבועים (מיילים, יוטיוב, פרסומות, טלפונים, פייסבוק, אינסטגרם ועוד), גם מסיחי הדעת של הבית. בטח למי שיש ילדים.

אפילו תוך כדי כתיבת מילים אלו הבת המקסימה שלי בת ה4, משגעת אותי במתיקות הכובשת שלה שאראה איך היא רוקדת כמו סקיווידוויד (בובספוג) ושומרת על שיווי המשקל תוך כדי שהיא מחליפה בקפיצה וירטואוזית בין רגל לרגל, כמו שרק תמנון בביקיני בוטם יודע לעשות.

סה"כ יש לנו כוונות טובות, אך מרגיש שהמשימות שאנו מתכננים בלתי ניתנות להשלמה. עלינו להתמקד מחדש, לחזור לאזור הייצור ולהמשיך מהמקום בו הפסקנו. לעתים קרובות זה יכול להיות מאבק לא פשוט לדבוק בפועל בדברים שאנו מתכננים.

זה לא קל כשהחיים מפריעים. 

אז מה בכל זאת עושים, או יותר מזה, איך הופכים לפרודוקטיביים ומצליחים להתמיד בזה.

תכנון הוא המפתח לחיים מוצלחים - חיים של הגשמה 

ובאופן די מפתיע - יש כל כך הרבה חופש בתכנון.

החיים שאנו שואפים אליהם יקרו יותר במהירות – אם רק נתכנן אותם. אני פריק של תכנון, עד כדי שלפעמים זה פוגע בספונטניות שהחיים זקוקים לה מידי פעם. אין פעולה שאני מבצע מבלי שתכננתי אותה מראש. לאחר שחקרתי וקראתי את כל הספרות בתחום, שמעתי הרצאות, פודקאסטים, סירטוני השראה ועדיין שואב כל פיסת מידע בתחום.

ריכזתי כאן עבורכם 10 טיפים מבין מאות, אותם אני מיישם ביום יום שלי. בחיים המלאים ובעבודה מלאת משימות, המצריכות מעקב בלתי פוסק ותחומי ידע ואחריות מרובים.

אני אשתף אתכם איך לתכנן את היום שלכם ולהיצמד אליו מבלי להתייאש.

אני אוהב לתכנן. בואו נצלול פנימה!

כיצד לתכנן את היום ולהיצמד אליו:                                           הטיפים מסודרים על פי סדר הפעולות ברצף כרונולוגי 

1. שפכו המטלות שלכם - הזמן הטוב ביותר לעשות זאת הוא במוצ"ש

 הצעד הראשון לתכנון היום שלכם הוא לזהות את הדברים שאתם צריכים לעשות. המטלות, המשימות והפעילויות שלך ביום.                         

אני אוהב לעשות משהו שנקרא הורדת מטלות.

כל שעליכם לעשות הוא לשפוך את כל המטלות שלך, דברים שנשארים במוחכם, משימות שאתם מתמהמהים עליהן וכן הלאה. זה לא חייב להיות ספציפי ליום אליו אתה מתכננים - אלא כל מה שעובר לכם בראש. 

2. חשוב לעומת דחוף

 אחרי ששפכתם את מה שבראשכם על פיסת נייר ורשמתם את כל המטלות שלכם, הגיע הזמן לתעדף. 

• אילו משימות חשובות?                                                        
• משימה חשובה היא משהו שחשוב להתפתחות שלכם, ומכוונת אל המטרות, החלומות והתשוקה שלכם.
• אלו הם שלבי הפעולה שישיגו לך את התוצאות הרצויות
• אילו משימות דחופות?
• טלפון מצלצל.
• אתם מקבלים מייל.
• התראה בפייסבוק שאתם מרגישים שאתם צריכים להגיב אליה.
• פעמון הדלת מצלצל.

חשוב להפריד בין שני הגורמים הללו מכיוון שלמרות שנראה שהם זהים - הם למעשה לא. אם לא נבדיל בין מה שחשוב ודחוף, הצפיפות והסחבת בוודאי יצוצו יותר ממה שהיינו רוצים.

. משימה דחופה תנסה לגרום לך לחשוב שהיא חשובה כשזה ממש לא. משימות דחופות גונבות את המיקוד ותשומת הלב שלנו ברגע הנוכחי.  

 כמובן, אני לא מדבר על מקרי חירום - זה שונה.

כשאתם מתכננים את היום שלכם, התמקדו במה שהכי חשוב לכם ואל תגיבו לדחופים.  העדיפו בראש סדר העדיפויות את המשימות שלכם לפי סדר החשיבות ותמיד התחילו קודם עם המשימה החשובה ביותר. 

3. בחרו בכלי עבודה לתכנון 

 בחרו כלי תכנון מועדף והיצמדו אליו. יש ציטוט שעושה משהו כזה: בחר בכלי התכנון שמדבר אליך הכי חזק ואל תחשוב יותר מדי על הצעד הזה. 

• אם אתה עוסק בעיקר בדיגיטל – לך על כלי דיגיטלי
• אם אתה בקטע של עט ונייר  - לכו על זה

 אפשר גם לשלב בין השניים, החכמה להצלחת התכנית, היא להיצמד לדרך בה בוחרים הבאתי למטה את כלי התכנון המועדפים עלי אם אתה זקוק לעזרה והכוונה בתחום זה. אז גלול מטה אם אתה סקרן. 

4. התמקדו בתוצאות שלכם 

 לאחר שהורדתם המטלות לדף ותיעדפתם אותן, תזמנו את המטלות שלכם ביומן.

תמיד להיות מרוכז ביעדים שלך ובתוצאות שאתה רוצים לייצר, ולא במשימה עצמה.

 למילים יש כח  - קבעו תוצאות אלו בלוח השנה שלכם, מבעוד מועד. לדוגמא: 

• מיקוד בתוצאה: לסיים עם הגשת של התכנית
• מיקוד במשימה: לעבוד על התכנית

תראו את ההבדל. היו מאוד ספציפיים לגבי התוצאות שאתם רוצים להשיג במהלך היום וביצוען ויהי מה. זה לא הזמן והמאמץ שאתה משקיע, זה תמיד התוצאות והערך של מה שאתה מייצר.

 יש הבדל. אתם יכולים לבזבז שעות בבניית התכנית ולא לעשות דבר בעל ערך. התמקדו תמיד בתוצאות שתרצו להשיג וכך תרגישו הרבה יותר פרודוקטיביים.   

5. קיבעו את זמן ההפסקות שלכם

 בכל דבר בחיים אנו זקוקים להפסקה, להיטען באנרגיה, לקחת נשימה, לנקות את הראש, להתרענן כדי שנוכל לחזור חדורי מטרה למסלול מחדש. הקפידו לתזמן גם את הדברים המהנים.  קבעו זמן השבתה, הפעילויות החברתיות שלכם, כאשר אתם אוכלים וישנים, אפילו את הזמן בו אתם מתכננים לישון. אם תעשו זאת, לא תרגיש מצפון לשכב על הספה במשך שעה-שעתיים ולצפות בנטפליקס, ולא תרגישו עמוסים ולא שלמים עם הלו"ז שלכם. חשוב לתזמן גם את הזמן הזה בלו"ז, זה חלק מהתכנית היומית. קבעו זמן קטן בין כל משימה (30 דקות לערך), זמן לעשות הפסקות, להתמקד ולהתחדש. תכנן את שגרת ההשבתה, השינה והטיפול העצמי שלכם. כן, אפילו לצפייה בנטפליקס. 

6. קצרו את הזמן למשימה 

 אם כבר קבעתם זמן למשימה, קצרו אותו ככל שניתן. למעשה אם תקציבו 3 שעות למשימה – ככל הנראה היא תיקח לכם 3 שעות. אך אם תקציבו לזה שעה אחת – זה מה שהמשימה תיקח.   זה אולי נראה בלתי אפשרי, אבל אם אתם מתחייבים להישאר ממוקדים יותר, אתם תופתעו מהכמות שאנחנו מסוגלים לייצר תוך זמן קצר. לעיתים קרובות אנחנו מעריכים ביתר את הזמן שייקח לעשות משהו.  לפי חוק פרקינסון: "לאדם נטייה טבעית להגדיל את כמות הזמן שעליו להשקיע בהשלמתה של מטלה מסוימת, עד למיצוי הזמן העומד לרשותו לביצועה. 

7. תזלזו (לשים בלו"ז) לפי אנרגיות

 תכננו את היום שלכם על פי רמות האנרגיה שלך ולפי רמת האנרגיה שהמשימה דורשת. בצעו את המשימות המורכבות והחשובות לכם במהלך שיא האנרגיה היומית שלכם.

אני למשל יותר יצירתי ומלא השראה בבקרים, אז אני מקדיש את הבקרים שלי לתיקי תכנון פרישה מורכבים, לבניית תכניות פיננסיות ארוכות טווח למשפחות ולהכנת מצגות. משימות אחרות כמו הגשת התכניות, קביעת פגישות או מענה להודעות דוא"ל דורשות פחות מהאנרגיה שלי ולכן אני שומר את המשימות האלה אחר הצהריים. הרגישו מתי זמן השיא שלכם ותכננו בהתאם. 

8. תכננו מראש

 תכננו את ימיכם מראש. אם אתם מתכננים באותו הרגע, המוח שלך לא ירגיש צורך לעשות מה שאתה מתכננים. זה פשוט לא ירגיש ככה - זה בדיוק הדרך שבה המוח הפרימיטיבי שלנו עובד. יש הבדל בין דרך זו לבין להקדיש לזה את הזמן הייחודי - שבו על קפה וקחו את הזמן לתכנן את היום בלילה הקודם. 

בדרך כלל אני מתכנן את ימיי על בסיס שבועי במוצ"ש. עכשיו - הדברים לא תמיד מתנהלים על פי התוכנית מכיוון שהחיים קורים, אבל הרבה יותר קל לייצר את התוצאות שאני רוצה אם אני מכין את הדרך מבעוד מועד.

אם אתם מתכננים מראש תוכלו תמיד לדעת היכן צריך להיות המיקוד שלכם בכל רגע נתון.  

 * שימרו על לוח השנה פתוח כל היום, כל יום.

 אם אתה דיגיטלי, קל להזניח את לוח השנה שלך ופשוט לסגור את הכרטיסייה. 

9. צבעי קוד ביומן .

 אני אוהב להשתמש בקטגוריות הצבע ביומן  כך אני מתכנן ומארגן את המשימות והמטלות , בצבע שונה המוקצה למשימות ופעילויות שונות. 

• כחול לפגישות 
• צהוב להפסקה.
• אדום ל אישי 
• ירוק לזמן טלפונים

 הנה הצצה כיצד יום יכול להראות בעולמי.

10. זהה את 3 המובילים שלך

 כשאתם מתכננים את היום בלילה הקודם, זהו את שלושת המטלות המובילות שלכם. אלה המשימות שאם תסיימו, תרגישו מרוצים מהיום שלכם  ויהי מה.  זוהי דרך נהדרת להימנע מהצפיפות של תזמון יתר (כי בואו נודה בזה, תכנון ימיך וקידוד צבעים ביומן Google יכול להיות ממש ממכר וקל לעבור לספינה) . שאר המטלות שלך יהיו מדהימות אם תשיג, אולם אתה לא צריך לתזמן יותר מ -3 משימות חשובות ליום. 

לסיכום

היערכות ותכנון ימיך מראש היא המפתח להיות מקצוען בניהול זמן. 

אני מבין שזה עשוי להרגיש מרתיע לתכנן בפירוט כה רב, אבל זה רק עניין של בחירה, קבלת נקודת מבט אמיתית על הזמן שיש לך, כך שתוכל להתמקד בדברים החשובים ביותר עבורך. 

תכנון הוא הדרך היחידה להשיג תוצאות במהירות.